Sok vállalat már beszkenneli a beérkező iratokat, mégis fizet a papírok tárolásáért. A PDF elkészítése önmagában ugyanis nem jelenti azt, hogy az eredeti irat jogszerűen megsemmisíthető. A papírmentes működéshez szabályozott másolatkészítési és megőrzési folyamat szükséges.
Mitől lesz több egy digitális másolat, mint egy kép?
A szervezetnek meg kell határoznia, milyen iratok másolhatók, ki ellenőrzi a szkennelést, milyen adatok és hitelesítési elemek kapcsolódnak a fájlhoz, és meddig szükséges megőrizni. A hiteles elektronikus másolatkészítés integrációja a megfelelően kialakított eljárás egyik technikai eleme lehet.
A feladat három összefüggő részből áll:
- az eredeti dokumentum és a másolat egyezőségének ellenőrzése;
- a hitelesítés és a szükséges metaadatok rögzítése;
- a megőrzési és selejtezési szabályok alkalmazása.
Egy egészségpénztár gyakorlati példája
A Patika Egészségpénztár papírmentes átállásáról szóló esettanulmány szerint a két pénztárhoz korábban évente 60–70 ezer papírirat érkezett, és külön raktározást igényelt. A digitalizálásnál az ügyviteli rendszer, az iktatási szabályok és az automatikus hitelesítés összehangolása volt kulcskérdés.
A vállalati dokumentumkezelési integráció ilyen esetben nem pusztán fájlok továbbításáról szól. A rendszerhez kapcsolódó üzleti szabályoknak és ellenőrzési pontoknak is működniük kell. A papír selejtezése csak ott és akkor megengedett, ahol minden vonatkozó jogi feltétel teljesül. A folyamat bevezetése előtt külön vizsgálatot igényelhetnek az eredetiben megőrzendő dokumentumok, az érzékeny adatok és a belső auditkövetelmények.
A hosszú távú elektronikus megőrzés az elkészült másolat későbbi ellenőrizhetőségét is érinti. A FlintSign megoldásaihoz kapcsolódó első lépés ezért nem a szkennercsere. Kérjen folyamatfelmérést, mielőtt újraírja a szervezet iratkezelési rendjét!
